要点

対象：事務の仕事をAIに任せられるか考えている人

  1. 予定の登録と変更はGeminiに頼める
  2. 会議のメモはGoogle Meetで自動で作れる
  3. 送信と支払いは人が承認してから行う

Gemini アプリに「来週の火曜の14時に打ち合わせを入れて」と頼むと、Google カレンダーに予定が入ります。AI秘書には、こうした予定の登録のほか、メールの下書き、会議のメモ、電話の受付を任せられます。

この記事の目次（9節）
  1. 仕事ごとに、AIに任せることと人がすること
  2. Google カレンダーに予定を入れる
  3. Gmail で返信の下書きを作る
  4. Microsoft 365 の Outlook で会議の日程を決める
  5. Google Meet で議事録のたたき台を作る
  6. 電話の受付をAI電話に任せる
  7. 任せる前に決めておくこと
  8. 任せ方は3つ
  9. 自分の仕事を任せられるか、30分で確かめる

ただし、AIがした操作には取り消せないものがあります。予定を変えると、会議に招いた相手（ゲスト）に通知メールが届くことがあります。一度届いた通知メールは、Gemini からは取り消せません。1

メールの送信や支払いは、人が確かめてから行ってください。

Google カレンダーを使っているなら、まずは Gemini アプリで予定の登録から試してみてください。下の節は、Google の話と Microsoft の話に分かれているので、職場で使っている方を読めば足ります。

仕事ごとに、AIに任せることと人がすること

仕事AIに任せること人がすること
予定の登録・変更Gemini アプリに頼んで、Google カレンダーの予定を作る・探す・変える・キャンセルする変更を頼む前に日時を確かめる
会議の日程調整Microsoft 365 の Outlook で Copilot に頼んで、出席者の空き時間から候補を出してもらう候補の時間でよいかを決める
メールの返信Gmail で、頼んだ内容をもとに下書きを作り、言い回しを整える読み直してから送る
会議のメモGoogle Meet で、会議の要約とこのあとやることのメモを作るメモを誰と共有するかを選び、抜けを確かめる
電話の受付AI電話で、用件を聞き取り、内容を通知する折り返しの電話をかける。転送されてきた電話に出る
買い物・支払いパソコンを代わりに操作するAI（Claude Cowork など）に、買い物の操作を頼む1回ずつ承認する設定にして、金額と払い先を見て払うかを決める

Google カレンダーに予定を入れる

Gemini アプリから、Google カレンダーの予定を作ったり、日時やタイトルを変えたりできます。メールなどに書かれた日程を貼り付けて、予定にすることもできます。1

使うには、Gemini アプリの「アクティビティの保存」をオンにし、Google カレンダーをつなぎます。1 相手に通知が届く場面は、AI秘書のスケジュール管理の記事で詳しく書きました。

Gmail で返信の下書きを作る

Gmail の「文書作成サポート」を使うと、メールの下書きを作れます。「よりフォーマルに」「短くする」で手直しもできます。Gemini が、ほかのメールや Google ドライブのファイルから、返信に要る情報を自動で拾うこともあります。2

日本で使うには、Google Workspace か Google AI のプランの契約が要ります。契約していない個人のアカウントは、日本では使えません（米国だけです）。2

下書きには、不正確な内容や不適切な内容が混ざることがあります。2 ほかの下書き機能との違いは、Gmailの返信をAIに下書きさせる記事にまとめています。

Microsoft 365 の Outlook で会議の日程を決める

Microsoft 365 の Outlook では、リボン（画面の上の帯）の右側にある「Copilot」ボタンから、会議の日程調整を頼めます。3

Copilot は出席者全員の予定表を見て、都合のよい時間を提案します。その提案をもとに、会議を作れます。3

Google Meet で議事録のたたき台を作る

Google Meet の「自動メモ生成」を使うと、会議の要約やこのあとやることが Google ドキュメントにまとまります。このメモが議事録のたたき台になります。

メモは主催者の Google ドライブに保存され、カレンダーの予定にも添付されます。4

日本語の会議で使えますが、日本語と英語が混ざる会議には対応していません。15分から8時間の会議で使え、対応するプランの契約が要ります。メモが不完全や不正確になることも、作られないこともあります。4

電話の受付をAI電話に任せる

アイブリーなどのAI電話では、AIが電話の用件を聞き取り、予約を受け付けたり、SMSでお知らせを送ったりします。5

通話を文字に起こし、内容をメールやSlackに通知します。担当者が出る必要がある電話は、担当者に転送できます。5 どの用件ならAIに任せられるかは、AI電話のメリットとデメリットの記事をご覧ください。

任せる前に決めておくこと

元に戻せない操作は人が承認する

メッセージの送信や買い物のように元に戻しにくい操作は、AIが動くたびに人が承認する設定にしておきます。Claude Cowork なら「Manually approve」（手動で承認）を選びます。6

Webページやメールの中に、AIへの指示がこっそり書かれていることがあります。AIがそれに従って、頼んでもいない操作をしてしまうおそれがあります。6

毎朝など決まった時刻にAIを自動で動かすときは、要約づくりのように危険の小さい仕事から始め、送信や買い物は任せないでおきます。6

お客様の名前や電話番号をAIにどこまで入力するか

個人情報保護委員会は、生成AIにお客様の情報を入力する事業者に、次の2つを確かめるよう呼びかけています。7

  • 入力する情報が、あらかじめ決めた利用目的に必要な分だけか
  • 本人の同意を得ていない情報なら、AIの会社がそれを機械学習（AIを改良するための学習）などに使わないか

AIの会社が答えを返す以外の目的に使うと、入力した事業者が法律に違反するおそれがあります。7

名前は「〇〇様」、電話番号は「090-XXXX」のように伏せ字にしてから入力すると、渡す情報を減らせます。

任せ方は3つ

任せ方向いている人残る手間
Gemini や Copilot を自分で使う予定表とメールを、GoogleかMicrosoftのどちらかにそろえている人頼むたびに、結果を読んで確かめる
人が対応するオンライン秘書に頼む電話や書類づくりのように、人の手が要る仕事が多い人頼む仕事を説明し、毎月の契約時間の残りを見ておく
AIの仕組みを作ってもらう毎日同じ流れの仕事が、メールやLINEやカレンダーに散らばっている人AIが答えられなかった問い合わせに、自分で返事をする

費用と条件は、おすすめのAI秘書を比べた記事にまとめました。Claudeを使って自分で組むなら、ClaudeでAI秘書を作る手順の記事から始めてください。

当サイトのAI秘書でも、日程の調整や、返事を忘れているメールをお知らせする仕事を引き受けています。対応する範囲は、AI秘書の日程・調べもので紹介しています。

自分の仕事を任せられるか、30分で確かめる

自分の予定やメールのうち、どこまでAIに任せられるかを知りたいときは、無料AI業務診断（30分の無料相談）をご利用ください。相談のページから申し込めます。

出典

  1. Gemini アプリ ヘルプ「Gemini アプリでカレンダーの予定を作成、管理する」（参照 2026-10-30）
  2. Gmail ヘルプ「Gmail で Gemini を使ってメールを作成する」（参照 2026-10-30）
  3. Microsoft サポート「Copilot を使用して会議をスケジュールする」（参照 2026-10-30）
  4. Google Meet ヘルプ「Google Meet で Gemini を使って自動でメモを作成する」（参照 2026-10-30）
  5. アイブリー（IVRy）「AI電話」（参照 2026-10-30）
  6. Claude ヘルプセンター「Use Claude Cowork safely」（参照 2026-10-30）
  7. 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）（参照 2026-10-30）