他部署・外部への連絡文の失礼を減らす — 送る前のセルフチェック

送る前の点検とは

送る前の点検とは、文章を書き直させることではなく、受け取られ方の指摘だけをさせる作業である。

筆者は前職が看護師である。他部署への依頼メールが「命令に読める」と返ってきたことがあった。読み返しても、失礼な語は1つも入っていない。強く読ませていたのは語彙ではなく、依頼と決定事項が同じ調子で並んでいたことだった。相談したいことと、もう決まったことが区別できない文面は、受け手には通告として届く。

この種のずれは、書いた本人には見えない。書き手は自分の意図を知っているので、意図どおりに読んでしまう。だから必要なのは推敲ではなく、意図を知らない読み手の目である。

書き直させない

推敲を丸ごと任せると、文面は整うが、こちらの言い回しの癖が消え、どこがまずかったのかが分からないままになる。次に書くときに同じ失敗をする。

Anthropic の指針は、出力の制御について「してはいけないことではなく、すべきことを伝える」ことを挙げている。「書き直さないで」と禁じるだけでなく、指摘だけを箇条書きで出すという形を指定するほうが確実である。

点検の型

受け取る側の役割を与える

あなたは、この文書を受け取る医事課の担当者です。以下の連絡文を読んで、強い口調に感じる箇所・依頼なのか決定事項なのか判別できない箇所だけを箇条書きで指摘してください。文章の書き直しはしないでください。

同社の指針は、役割を設定するとモデルの振る舞いとトーンがユースケースに絞り込まれ、たった1文でも違いが生まれるとしている。「受け取る側」と置くだけで、指摘の粒度が変わる。相手が誰か（医事課・薬剤部・委託業者）を具体に書くほど精度が上がる。

動機を添える

同社は、指示の背後にあるコンテキストや動機を説明することでモデルが目標をよりよく理解し、的を絞った応答を返すとしている。「以前この文面で角が立ったので、同じ失敗を避けたい」と一行足すと、指摘が語尾ではなく構成に向く。

何を直すかは自分で決める

指摘は候補である。すべてを反映すると、遠回しで要点の分からない文になる。採否は書き手が決める。 意図して強く書いている箇所なら、指摘が付いてもそのままでよい。

AIに任せない領域

• 謝罪・責任の所在に触れる文。 語調の調整では済まない。表現の強弱ではなく、何を認めるかの判断である
• 患者が特定できる記述。 相手が院内でも、外部サービスに貼る時点で外に出る
• 未確定事項。 「調整中」を埋めさせると、決まったかのような文面になる
• 事実関係の追記。 生成AIは書かれていない内容をもっともらしく足すことがある。同社もこの現象は対策で減らせても完全には排除できないとし、重要な情報は常に検証するよう明記している

周知文の型とは別の作業

同じ「連絡文」でも、院内の周知文は書く前に型を決める作業が効き、外部・他部署への依頼文は書いた後に点検する作業が効く。前者は伝わる順序の問題で、後者は受け取られ方の問題である。片方の手順をもう片方に流用すると噛み合わない。

FAQ

敬語の間違いも見つけてくれますか。 明らかな誤用は指摘されますが、それが主目的ではありません。失礼に読まれる原因は敬語より構成にあることが多いためです。

指摘が的外れなときは。 捨ててかまいません。相手の部署名や過去の経緯を具体的に添えると精度が上がります。

社外・院外の相手にも同じ型で使えますか。 使えます。ただし相手先名や契約に関わる記述は伏せて渡してください。

書き直させたほうが早い場面はありますか。 定型の案内文など、自分の言い回しを残す必要がない文書なら書き直させても構いません。関係性が絡む依頼文では点検に留めるほうが安全です。