会議・委員会の議事録をAIで整える — 決まったことだけを残す型

議事録における生成AIの役割とは

議事録における生成AIの役割とは、発言を写すことではなく、決まったことを拾って分類し直すことである。

筆者は前職が看護師である。病棟では委員会の記録係が持ち回りで担当されることが多い。議事録が発言録に近い形になると、A4で数枚あっても「結局なにが決まったのか」が本文のどこかに埋もれる。読まれないので、同じ議題が翌月また出てくる。重いのは書く手間よりも、この繰り返しのほうである。

音声の書き起こしが手に入るようになって、発言を写す作業はほぼ自動化された。だが写す精度が上がっても、読まれない問題は解決しない。発言録が長くなるだけである。

3つに振り直す

決定・保留・次回確認の3つに振り直す。これだけで議事録の役割が変わる。

決定欄に入れてよいのは、読んだ人の行動が変わるものだけである。 「情報共有した」「意見が出た」は決定ではない。ここを厳しく切ると、決定欄は数行になる。それでいい。数行だから読まれる。

手順

1. 書き起こしやメモを渡す前に、患者情報が混ざっていないかを確認する（症例の話が出る委員会では特に）
2. 出力形式を先に指定する。3分類の表にすること、どれにも当てはまらない発言は捨てること、を明示する
3. 決定として挙げられた行のうち、「いつから」「誰の手順が」が埋まっていない行を列挙させる
4. 埋まっていない行を、会議中に確認するか、次回確認に落とす
5. 決定欄だけを人が元の記録と突き合わせて確定させる

効くのは 3 である。 決まったつもりで決まっていない議題が毎回いくつか出てくる。それを会議が終わる前に可視化できると、翌月の議題が1つ減る。

Anthropic のプロンプトのガイドは、望む出力フォーマットと制約について具体的に指定すること、ステップの順序や完全性が重要な場合は番号付きの順次的なステップとして指示を与えることを基本として挙げている。議事録はまさにその条件に当てはまる。

長い会議は議題ごとに切る

2時間の書き起こしを丸ごと渡すより、議題ごとに切って渡すほうが拾い落としが減る。

Anthropic のコンテキストウィンドウの解説は、トークン数が増えるにつれて精度と再現率が低下する現象（コンテキストロット）を挙げ、コンテキストに何を含めるかを厳選することは、利用可能なスペースの量と同じくらい重要だと述べている。長い記録をそのまま渡せる容量があることと、そこから正確に拾えることは別の話である。

発言録が必要な会議は別

事故調査や懲戒に関わる会議など、発言そのものを記録として残す必要がある場では、この型を使わない。ここで扱っているのは定例の委員会・病棟会・勉強会の記録である。

なお、勉強会レジュメや配布資料そのものの作り方は別稿（委員会資料・勉強会資料をAIで時短する）で扱っている。

FAQ

Q. 発言を残さないと、後から経緯が追えなくなりませんか。 書き起こしは別ファイルで保管し、議事録は3分類だけにするのが実務的です。経緯が要るときだけ書き起こしに戻ります。

Q. 出席者の意見が反映されていないと言われそうです。 保留欄に「どの論点で結論が出なかったか」を理由つきで残すと、この不満はかなり減ります。消えているように見えるのは、意見ではなく論点です。

Q. 決定と保留の線引きに迷います。 「いつから」「誰の手順が」の両方が埋まるかで切ってください。片方でも埋まらなければ保留です。

Q. 音声の書き起こしを外部サービスに入れてよいですか。 施設の規程が優先します。規程の可否にかかわらず、患者情報が混ざった音声は渡さない前提で運用してください。

会議の記録から決定事項だけを取り出して院内に配れる仕組みまで含めて検討する段階になりましたら、設計のご相談を承っています。