会議の進行台本をAIで作る — 時間内に決めきるための論点の並べ方

進行台本とは何か

会議の進行台本とは、話す順序と時間配分をあらかじめ決めた進行表であり、その場で論点を思い出しながら進める負担をなくすものである。

筆者は前職が看護師である。病棟では委員会や病棟会議に限らず、定例の会議が数多くある。特定の係だけの話ではなく、看護師であれば誰もが出席者として関わる。時間内に終わらない会議は、たいてい議題の数が多いのではなく、同じ重さで並んでいる議題の中に、決めなくてよいものが混ざっていることが原因である。

論点を3つの重さに分ける

進行台本を作る前に、議題を重さで分ける。

「決めること」に他の2つと同じ時間を割り当てているのが、時間切れの正体である。

手順

1. 議題と関連資料を渡す前に、上の3種類に人が仕分ける（ここは機械に任せない。重さの判断は会議の目的そのものだから）
2. 出力形式を先に指定する。「議題名・種類・目安時間・想定される論点」の表にすることを明示する
3. 「決めること」が複数ある場合、どれを優先するかは人が決める。優先順位づけまで機械に渡さない
4. 賛否が割れそうな議題については、想定される反対意見や分岐する論点を先に洗い出させる。本番で初めて出てくる論点を減らせる
5. できあがった台本は目安であり、当日の空気に応じて人が調整する前提で使う

Anthropicのプロンプトのガイドは、望む出力フォーマットと制約について具体的に指定すること、ステップの順序や完全性が重要な場合は番号付きリストや箇条書きで順次的なステップとして指示を与えることを基本として挙げている。進行台本はまさに「順序」と「時間配分」という制約を明示すべき対象であり、この原則がそのまま当てはまる。

資料が多い会議は先に絞る

複数の部署から資料が集まる会議では、資料をすべて読み込ませてから進行台本を作らせたくなるが、これは逆効果になりやすい。

Anthropicのコンテキストウィンドウの解説は、トークン数が増えるにつれて精度と再現率が低下する現象（コンテキストロット）を挙げ、コンテキストに何を含めるかを厳選することは利用可能なスペースの量と同じくらい重要だと述べている。議題ごとに関係する資料だけを渡すほうが、進行台本の精度が上がる。

FAQ

Q. 会議が長引く原因はAIで防げますか。 原因の多くは議題の重さが揃っていないことです。台本作りより前の、議題の仕分けの精度が結果を決めます。

Q. 反対意見が出たら台本通りに進まなくなりませんか。 台本は「順序の目安」であり、議論そのものを制御するものではありません。分岐しそうな論点をあらかじめ洗い出しておくと、脱線したときに戻る場所が分かりやすくなります。

Q. 規模の小さい会議でも作る価値がありますか。 人数が少ないほど、あらかじめ決めることを絞っておく効果は大きくなります。参加者全員の時間を止めている自覚が、進行役に一番欠けやすい部分です。

Q. 患者情報を含む議題はどう扱いますか。 議題名や資料に患者を特定できる情報が混ざっていないかを、渡す前に必ず確認してください。台本作り自体に患者情報は不要です。