勤務希望の集約をAIで整える — 勤務表を作る前の下ごしらえ

勤務希望の集約における生成AIの役割とは

勤務希望の集約における生成AIの役割とは、勤務表を作ることではなく、バラバラの形式で届いた希望を、同じ形の一覧に揃えることである。

勤務表そのものは渡さない。理由は後半に書く。

筆者は前職が看護師である。勤務希望は同じ形では届かない。壁の希望表に書かれたもの、口頭で伝えられたもの、締切後に「そういえば」と追加されるものが混ざる。作成者が最初にやるのは組む作業ではなく、それらを1枚に書き写す作業になる。書き写している最中は判断が一切要らないのに、まとまった時間を取られる。ここだけが機械に渡せる部分である。

渡す前に必ずやること：個人を記号に置き換える

勤務希望には氏名と、家庭の事情・通院・受験といったその人の生活の情報が乗る。これは職員の個人情報であり、業務上の連絡と同じ扱いはできない。

入力の可否は施設の規程と契約条件で決まる。そのうえで、実務上は渡す前に氏名をA・B・Cのような記号に置き換えるのが確実である。対応表は自分の手元にだけ置く。理由の記述も「私用」「通院」程度の粒度まで落とせば、集約作業には十分足りる。

具体的な事情の中身は、集約には要らない。 要るのは「その日は勤務できない／夜勤を避けたい」という条件のほうである。

分担

手順

1. 出力の形を先に指定する

Anthropic のベストプラクティスは、一般原則として「望む出力フォーマットと制約について具体的に指定する」ことを挙げている。集約作業では、この指定がそのまま成果物の形になる。

以下は今月の勤務希望のメモです。次の列を持つ表に整理してください。「記号／日付（YYYY-MM-DD）／区分（休み希望・夜勤不可・その他）／原文」。原文の列には、元のメモの記述をそのまま入れてください。日付が範囲で書かれている場合は1日ずつの行に分けてください。（メモ）

原文の列を残させるのが要である。整理後の1行が元のどの記述に対応するかを、後から目で追える。

2. 読み取れないものを埋めさせない

日付や区分が読み取れない記述は、推測して埋めないでください。「判読不可」として別の一覧に、原文のまま挙げてください。

Anthropic は、モデルに不確実性を認める許可を明示的に与える——「わかりません」と言わせる——ことで誤った情報を大幅に減らせるとしている。勤務希望では、推測で埋められた1行が、そのまま誰かの休み希望を消す。 埋めさせないほうが安全である。

「来週の水曜」「月末あたり」のような書き方は毎回出る。これは判読不可に回して、本人に確認する。

3. 矛盾と重複を挙げさせる

整理した一覧の中から、同じ人の希望が重複しているもの、内容が矛盾しているもの、対象期間の外にあるものを挙げてください。修正はしないでください。

修正させず指摘だけさせる。どちらが正しいかは本人に確認しなければ分からない。

4. 集計は数だけ出させる

日付ごとに、休み希望の件数と夜勤不可の件数を数えた表を作ってください。件数だけを出し、判断や提案は書かないでください。

集中している日が一目で分かる。判断や提案を書かせないと指定するのは、次の節の理由による。

勤務表そのものを作らせない

集約まで来ると、そのまま組ませたくなる。ここは止めたほうがよい。

勤務表は希望の充足だけで決まらない。経験年数の配分、指導関係、夜勤の回数、休憩や勤務間隔の基準、部署の事情が同時に効く。これらの多くは文書化されておらず、管理者の頭の中にある。AIはその文脈を持たないまま、条件を満たしているように見える表を出す。もっともらしく見えることが、いちばん危ない。

加えて、勤務表は労務に直結する。誰の希望が通り誰が通らなかったかは、説明を求められる性質の決定である。「AIがそう出した」は説明にならない。 判断は人が持ち、その手前の書き写しだけを渡す。この線を守れば、危ない使い方にはならない。

FAQ

Q. 氏名を伏せると集約後に戻すのが手間ではありませんか。 対応表を1枚作れば戻せます。伏せる手間より、職員の生活の情報を外に出す判断のほうが重い扱いになります。

Q. 表計算ソフトで足りるのでは。 形式が揃っているなら足ります。生成AIが効くのは、揃っていない自由記述を同じ形に直す段階です。

Q. 希望が集中した日はどう調整すればよいですか。 件数を出すところまでが機械の仕事で、誰に依頼するかの判断は管理者が持ちます。

Q. 締切後に届いた希望はどう扱いますか。 運用ルールの問題であり、AIの使い方とは別です。集約時は「期間外・締切後」として分けて挙げさせておくと、扱いを決めやすくなります。

勤務管理まわりの書き物や、届いた情報を揃える工程をどこまで機械に渡せるかを検討する段階になりましたら、設計のご相談を承っています。