自分用メモから引き継ぎ資料を起こす — 係の交代で失われる知識を残す

引き継ぎ資料における生成AIの役割とは

引き継ぎ資料における生成AIの役割とは、頭の中にある手順を文書の形に起こす下書き作業を引き受けることであり、何を残すかを決めることではない。

筆者は前職が看護師である。病棟の係は持ち回りで担当されることが多いが、その係の手順そのものが文書になっているとは限らない。マニュアルはあるが版が古く、実際の運用は口頭で伝わる。交代の時期に一気に書き起こそうとして、時間が取れないまま終わる——という形になりやすい。

そうして失われるのは、定例の作業手順ではない。定例の作業は、やっているうちに次の人も覚える。失われるのは例外の処理である。いつもと違うことが起きたときに誰へ連絡し、どの順で判断するか。これが前任者の頭からしか出てこない。

渡す材料は断片のままでよい

自分用のメモ、手帳の走り書き、去年の同時期に出した連絡文、過去のメール。順序も粒度もそろっていなくてよい。整えるのは機械の仕事である。

Anthropic のプロンプトのガイドは、指示の背後にあるコンテキストや動機を提供することで、より的を絞った応答が得られるようになると述べている。だから前置きを付けて渡す。「これは自分用のメモで、順序も粒度もバラバラです。同じ係を引き継ぐ人が読んで作業できる資料に起こしてください」と。

手順

1. 材料を全部渡す。上の前置きを付ける
2. 出力の形を先に決める。① 定例の作業（時期・頻度つき）／② 例外の処理／③ 誰に聞くか（役割名）／④ 未確認事項の4つ
3. ④ に、材料からは判断できなかったことを必ず列挙させる
4. ④ を潰す。元資料を確認するか、前任者に聞く
5. ①〜③ を人が読み直して確定させる

同ガイドは、望む出力フォーマットと制約について具体的に指定すること、ステップの順序や完全性が重要な場合は番号付きの順次的なステップとして指示することを基本に挙げている。断片を渡すときほど、この形式の指定が効く。

④ が本体である

①〜③ は、うまくいけばそのまま使える。だが引き継ぎ資料として価値があるのは ④ のほうである。

自分のメモは、自分が分かっていることを書かない。だから抜けている箇所は、自分では気づけない。第三者に整理させると、そこが「材料からは判断できない」として浮かび上がる。④ に挙がった項目は、たいてい口頭で伝わってきた例外の処理である。

書いてはいけないもの

• 患者の情報。引き継ぎ資料は係の手順書であって、記録ではない
• 個人名。役割名で書く（担当が変わるたびに古くなるため）
• 共有アカウントのパスワードや鍵の保管場所などの機微な情報。文書ではなく所定の手順で引き継ぐ

FAQ

Q. メモが断片的すぎて、渡せる形になっていません。 断片のままで渡してください。整形は機械の仕事です。渡す前に確認するのは、患者情報が混ざっていないかどうかだけです。

Q. 出てきた手順が実際の運用と違います。 その項目を ④ に落として確認してください。違いが出る箇所は、口頭で伝わってきた例外であることが多く、いちばん残す価値がある部分です。

Q. 院内マニュアルとの違いは何ですか。 マニュアルは施設の正式な手順、引き継ぎ資料は係の運用です。マニュアル側の改訂が必要になった場合の進め方は別稿（院内マニュアルの改訂案をAIで下書きする）で扱っています。

Q. 毎年作り直すのは負担ではありませんか。 一度形になれば、翌年は差分の更新だけで済みます。負担が重いのは、何も無いところから起こす最初の一回です。

係ごとに散らばった手順書を、必要なときに検索して答えを引ける形にする段階になりましたら、設計のご相談を承っています。