自分用メモから引き継ぎ資料を起こす — 係の交代で失われる知識を残す

引き継ぎ資料における生成AIの役割とは

引き継ぎ資料における生成AIの役割とは、頭の中にある手順を文書の形に起こす下書き作業を引き受けることであり、何を残すかを決めることではありません。

病棟の係は持ち回りで担当されることが多いが、その係の手順そのものが文書になっているとは限りません。マニュアルはあるが版が古く、実際の運用は口頭で伝わります。交代の時期に一気に書き起こそうとして、時間が取れないまま終わる——という形になりがちです。

そうして失われるのは、定例の作業手順ではありません。定例の作業は、やっているうちに次の人も覚えます。失われるのは例外の処理です。いつもと違うことが起きたときに誰へ連絡し、どの順で判断するか。これが前任者の頭からしか出てきません。

院内マニュアルを検索させる仕組みはRAGとは何かで扱っています。

渡す材料は断片のままでよい

自分用のメモ、手帳の走り書き、去年の同時期に出した連絡文、過去のメール。順序も粒度もそろっていなくて構いません。整えるのは機械の仕事です。

Anthropic のプロンプトのガイドは、指示の背後にあるコンテキストや動機を提供することで、より的を絞った応答が得られるようになると述べています。だから前置きを付けて渡します。「これは自分用のメモで、順序も粒度もバラバラです。同じ係を引き継ぐ人が読んで作業できる資料に起こしてください」と。

手順

1. 材料を全部渡す。上の前置きを付ける
2. 出力の形を先に決める。① 定例の作業（時期・頻度つき）／② 例外の処理／③ 誰に聞くか（役割名）／④ 未確認事項の4つ
3. ④ に、材料からは判断できなかったことを必ず列挙させる
4. ④ を潰す。元資料を確認するか、前任者に聞く
5. ①〜③ を人が読み直して確定させる

同ガイドは、望む出力フォーマットと制約について具体的に指定すること、ステップの順序や完全性が重要な場合は番号付きの順次的なステップとして指示することを基本に挙げています。断片を渡すときほど、この形式の指定が効きます。

④ が本体である

①〜③ は、うまくいけばそのまま使えます。だが引き継ぎ資料として価値があるのは ④ のほうです。

自分のメモは、自分が分かっていることを書きません。だから抜けている箇所は、自分では気づけません。第三者に整理させると、そこが「材料からは判断できない」として浮かび上がります。④ に挙がった項目は、たいてい口頭で伝わってきた例外の処理です。

書いてはいけないもの

• 患者の情報。引き継ぎ資料は係の手順書であって、記録ではない
• 個人名。役割名で書く（担当が変わるたびに古くなるため）
• 共有アカウントのパスワードや鍵の保管場所などの機微な情報。文書ではなく所定の手順で引き継ぐ

FAQ

係ごとに散らばった手順書を、必要なときに検索して答えを引ける形にする段階になりましたら、設計のご相談を承っています。