Outlookの日程調整を自動化、相手1人は予約ページ・複数人はスケジュール投票

要点

対象：取引先との日程をメールで決めている担当者

1. 相手が1人なら予約ページのリンクを送る
2. 複数人ならスケジュール投票、候補は15件まで
3. 予約する相手にMicrosoftアカウントは不要

取引先との日程調整をOutlookで自動化する方法を調べると、Copilotを使う方法がよく出てきます。

この記事の目次（6節）

1. 3つの機能の使い分け
2. 相手が1人なら、個人用予約ページのリンクを送る
3. 相手が複数なら、スケジュール投票で都合を聞く
4. Copilotでできること
5. 機能が見つからないときに確かめること
6. ほかの日程調整ツール

ただ、Copilotが会議の日時を自動で変える機能は、個人の予定と、自分ともう1人だけの会議（1対1の会議）が対象です。⁷

取引先とのメールのやり取りは、Microsoft 365に含まれる2つの機能で減らせます。相手が空いている時間を選んで予約する「個人用予約ページ」と、候補に投票してもらう「スケジュール投票」です。

社外との日程調整にはこの2つ、Copilotは自分の予定に、というのが筆者のおすすめです。

この記事の手順は、新しいOutlook for WindowsとOutlook on the webの画面を前提にしています。クラシック Outlook（従来のOutlook）では、メニューの場所や使える機能が違うことがあります。⁴⁸

3つの機能の使い分け

日程調整に使える機能は、相手の人数と、誰が日時を決めるかで使い分けます。

予約ページなら、候補を出して返事を待つやり取りが要らなくなります。投票では、相手の返事が1つの画面に集まり、そこから開催者が日時を決めます。¹⁴⁷⁸

相手が1人なら、個人用予約ページのリンクを送る

個人用予約ページは、自分の予定表の空いている時間を見せて、相手に予約してもらうページです。Outlookの予定表と連携していて、1対1の会議にだけ使えます。¹

相手は、Microsoftアカウントが無くても予約できます。ページを作る側にだけ、Bookingsのライセンスが要ります。¹

使えるプランと開き方

Bookingsは、Microsoft 365のBusiness Basic・Business Standard・Business Premiumなどのプランに含まれます。²

自分の会社がどのプランかは、社内でMicrosoft 365の契約や設定を担当している人に聞くと分かります。

Bookingsは、ブラウザで book.ms を開いてサインインするか、OutlookやTeamsの画面の左端のアプリの列に追加して開けます。開いたら、ホームの「個人用予約ページ」に進みます。¹

作ってから送るまで

ページには、最初から「15分の会議」と「30分の会議」の2つの会議の種類が用意されています。これらをそのまま使うか、編集するか、新しく会議の種類を作ります。¹

メールの署名には、ページ全体のリンクを入れておけます。¹

特定の取引先にだけ予約してほしいときは、非公開の会議の種類を作り、1回だけ使えるリンクを送るのがよいと筆者は考えます。

相手は、リンクを開いて会議の種類と時間を選び、名前などを入れて確定します。予約は自分のOutlookの予定表に自動で入り、自分にも通知が届きます。¹

相手が複数なら、スケジュール投票で都合を聞く

スケジュール投票は、開催者が出した候補の日時に出席者が投票し、その結果を見て開催者が日時を決める機能です。⁴

投票は、新しいメールか会議の画面から作ります。候補は15件まで出せて、ヘルプは3〜5件を勧めています。⁴¹⁰

社外の人も、投票の案内メールにある専用のリンクから投票できます。⁴

空き状況が「不明」と表示される相手

候補を選ぶとき、Outlookは出席者ごとの空き状況を表示します。投票は、自分と社内の出席者の予定表を見て、空き状況を判断します。

Microsoft 365のアカウントに関連付けられていない予定表の人は、空き状況が「不明」と表示されます。Microsoft 365を使っていない取引先は、これに当たります。⁵

相手の空きが分からないときは、自分の空いている日時から候補を絞って出します。

全員が同じ候補に投票したら、予定が自動で入る

投票の作成画面の「ポーリング設定の管理」（ポーリングは投票のこと）で、「出席者が合意に達したときにスケジュールする」をオンにできます。必須出席者全員が同じ候補を選ぶと、予定が自動で入ります。⁵

そうした候補が複数あれば、最も早い日時が選ばれます。⁵

「出席者に本人確認を要求する」をオンにすると、名前を伏せた投票を防げます。出席者は投票の前に、職場か学校のアカウントでサインインするか、メールで届いた確認コードを入れます。⁵⁶

取引先に手間が1つ増えるので、筆者は、相手の名前を確かめたいときだけオンにすればよいと考えます。

Copilotでできること

Copilotは主に、自分の作業を手伝う道具になると筆者は見ています。新しいOutlook for Windowsでメールのやり取りを開き、「Copilot でスケジュールする」を選ぶと、Copilotが会議出席依頼の下書きを作ります。⁸

「送信」は自分で押します。この機能を使うには、Microsoft Copilot (Work) のライセンスが要ります。⁸

予定が重なったときにCopilotが会議の日時を変える機能は、新しいOutlook for Windows・Outlook on the web・Teamsで使えます。予定を作るときか、既にある予定を開いたときに、予定ごとにオンにします。⁷

相手には、通常の会議の更新メールが届きます。ヘルプによると、現時点では、Copilotが変えたことに相手は気付きません。⁷

この機能とは別に、Microsoftは2026年4月27日（米国時間）に、メールと予定表の整理をCopilotに任せる機能を発表しました。先行提供の「Frontier プログラム」から順次提供されると報じられています。⁹

AIが変更した予定の通知が相手にどう届くかは、AI秘書のスケジュール管理の記事で、GeminiとCopilotを比べました。

Copilot Coworkは、会議の招集まで代わりにこなす機能です。承認の手順と使う人の範囲の決め方は、Copilot Coworkの記事にまとめました。

機能が見つからないときに確かめること

予約ページも投票も、使えるアカウントに条件があります。メニューに出てこないときは、次の点を確かめてください。

1. 投票｜Outlook.comやGmailのアカウントではないか: 投票は、Outlook.comの個人用アカウントやGmailなどのアカウントでは使えません。¹⁰
2. 投票｜共有メールボックスではないか: 投票は、共有メールボックスとグループの予定表では使えません。現在は、予定表の代理人が所有者の代わりに作ることもできません。⁴
3. 予約ページ｜管理者がオフにしていないか: 個人用予約ページは既定で使えますが、管理者が会社全体か人ごとにオフにできます。³

どれにも当てはまらないときは、社内でMicrosoft 365の契約や設定を担当している人に聞くのが早道です。

ほかの日程調整ツール

Outlookの機能のほかに、無料で使える日程調整ツールもあります。予約ページの数や連携できるカレンダーの数など、無料版の上限の比べ方は、日程調整の自動化ツールの記事にまとめました。

次に1人の取引先へ打ち合わせの日程を聞くときは、日時を並べる代わりに、予約ページのリンクを1つ送ってみてください。

出典

1. 個人予約に関するよく寄せられる質問（Microsoft Learn）（参照 2026-10-09）
2. Microsoft Bookings（Microsoft Learn）（参照 2026-10-09）
3. 個人用予約をオフにする（Microsoft Learn）（参照 2026-10-09）
4. Outlook スケジュール投票を使用して全員に最適な会議時間を見つける（Microsoft サポート）（参照 2026-10-09）
5. Outlook for Windows でスケジュール投票を作成する（Microsoft サポート）（参照 2026-10-09）
6. 投票のスケジュール（Microsoft サポート）（参照 2026-10-09）
7. Microsoft Outlook と Microsoft Teams の Copilot を使用してイベントを自動的に再スケジュールする（Microsoft サポート）（参照 2026-10-09）
8. Outlook で Copilot を使用して会議の予定一覧を作成する（Microsoft サポート）（参照 2026-10-09）
9. 「Outlook」のCopilotにメールやカレンダーを管理するエージェント機能が追加（窓の杜、2026年5月6日）（参照 2026-10-09）
10. Create a poll for scheduling a meeting in Outlook（Microsoft サポート、英語）（参照 2026-10-09）

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